In vielen Groß- und mittelständischen Unternehmen ist die Zeiterfassung ein wichtiges Instrument zur Registrierung der geleisteten Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmer. Jedes Unternehmen ist gesetzlich verpflichtet vor allem Arbeitszeiten von Minijobbern aufgrund des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes zu erheben und zum Nachweis aufzubewahren. Solch ein System hat für beide Seiten eine besondere Bedeutung. Für den Arbeitgeber erleichtert diese Methode der Zeiterfassung die Kontrolle ihrer Arbeitnehmer und Angestellte wiederum haben so einen vereinfachten Überblick über ihre tatsächlich erbrachte Arbeitsleistung. Sollte es zu Unstimmigkeiten kommen, können beide Parteien schnell auf die gespeicherten Daten zurückgreifen und die Angelegenheit entsprechend überprüfen und auswerten.

Meist läuft das Erfassen der Zeit elektronisch über die Eingabe von Daten oder Datengenerierung. In vielen Betrieben stehen an den Eingängen dafür vorgesehene, digitale Stempeluhren. Jeder Arbeitnehmer erhält eine Stempelkarte oder anderweitig ein System wie beispielsweise in Form eines Chips. Mit dieser muss er dann vor Arbeitsbeginn am Gerät einstempeln und beim Verlassen der Unternehmens ausstempeln. Jede Karte oder Chip sind dabei personalisiert, sodass bei Verlust diese deaktiviert werden kann, sodass Missbrauch ausgeschlossen wird. Darüber hinaus lassen sich vereinzelt installierte Programme auf den Firmencomputern finden, in welcher der Arbeitnehmer sich bei Arbeitsbeginn anmelden muss. Die Software ist dabei unabhängig vom Internetzugang und übermittelt die Daten direkt an die dafür vorgesehene Stelle im Server. Gerade Personen, die teilweise im Außendienst unterwegs sind oder im Home-Office arbeiten, können so ortsunabhängig ihre Zeit erfassen, da alle genutzten Geräte sich automatisch miteinander synchronisieren.

Die Zeiterfassung läuft dabei auf die Minute genau, auch Überstunden summieren sich einfacher. Zudem werden die Plus- und Minusstunden beim Einstempeln auf dem Display der Stempeluhr angezeigt, sodass man stets einen Überblick und Informationen über den eigenen Sachverhalt erhält. Zudem können alle Berichte und Registrierungen über den PC exportiert und ausgedruckt werden. Jede Software verfügt außerdem über ein Kontingent an weiteren Optionen. Urlaubstage und Abwesenheit können so präziser verwaltet werden, aber auch Feiertage und Krankheitstage werden im System mit berücksichtigt. Der Arbeitnehmer kann direkt vom PC aus einen Antrag für Urlaub stellen und der Arbeitgeber erhält automatisch eine Benachrichtigung zur Genehmigung oder Ablehnung. Bei der Abwesenheit hat der Mitarbeiter die Möglichkeit zwischen verschiedenen Gründen zu wählen. So kann Abwesenheit für Überstundenabbau, Schulung, Elternzeit oder Krankheit des eignen Kindes ausgewählt werden. Dem Vorgesetzten wird anschließend eine Übersicht durch eine Plantafel ermittelt, wann welcher Mitarbeiter anwesend und abwesend ist und kann so genauer bei der Personalplanung agieren.

Moderne Technik wie die Software von AZS System AG erlaubt heute außerdem eine ortsunabhängige Erhebung von zeitlichen Daten. Insbesondere können so Projekte detaillierter geplant werden, da neben der Zeit auch Informationen zum Projektbudget mit erfasst werden können.

Teilen